よくある質問　FAQ

English FAQ follows below the Japanese version.

1. 予約・キャンセル・変更について

Q1. 予約のキャンセルはいつまで可能ですか？キャンセル料はかかりますか？

A. 予約システム上でのキャンセル手続きは、ご予約日時の24時間前まで可能です。
例えば、10:00からのご予約の場合、前日の10:00以降はシステム上キャンセルができなくなります。
この期限を過ぎたキャンセルや、ご連絡のない無断キャンセルの場合、以下の通り対応させていただきます。

• 事前決済（クレジットカード）の場合： 規定によりご利用料金の全額をご負担いただく形となります。
• 現地決済の場合： 規定によりご利用料金の全額をご負担いただく形となります。お支払い方法につきましては、別途ご連絡させていただきます。

Q2. 予約した時間の変更や延長はできますか？

A. 予約完了後の時間変更や日程変更は行えません。一度キャンセルしていただき、ご希望の日時にてご予約を取り直していただきますようお願いいたします。
なお、当日の延長については、後ろの枠が空いている場合に限り可能なことがございますが、確実にご利用いただくためにも事前の再予約をおすすめいたします。

Q3. 予約確認メールが届きません。

A. メールアドレスの入力間違いや、迷惑メールフォルダへの振り分けが考えられます。
「正しいメールアドレス」に加え、ご本人確認のため「ご予約のお名前」と「お電話番号」をお問い合わせフォームよりお知らせください。運営者にて予約状況を確認し、再送の手配等をいたします。

2. 利用時間・入退室について

Q4. 開館時間（9:30）より少し早く入室して準備をすることはできますか？

A. 新宿御苑の開園は9:00ですが、当コワーキングスペースの開館時間は9:30からとなっております。
開園後に新宿御苑内へ入ることは可能ですが、施設へのご入室は9:30までお待ちいただくことになります。恐れ入りますが、お時間に合わせてご来館をお願いいたします。

Q5. 「1日利用プラン」は、何時から何時まで使えますか？

A. 「1日利用」は、ご予約いただいた日の営業時間開始（9:30）から営業終了時刻までご利用いただけます。
※システム上、予約画面の表示が「15:30まで」等と表示されますが、その日の閉館時間（季節により16:00、17:30など変動）までご利用可能ですのでご安心ください。

3. 会議室の設備・利用ルールについて

Q6. 会議室でのお弁当などの食事は可能ですか？

A. はい、会議室内でのご飲食は可能です。
一方、作業室（カウンター席・半個室席）ではお食事はご遠慮いただいており、蓋つきのお飲み物のみお持ち込み可能です。
作業室をご利用のお客様がお食事をされる場合は、コワーキングスペース内のテラス席（電話スペース）、または屋上をご利用ください。
なお、受付にてミネラルウォーター・緑茶・コーヒーの販売も行っております。会議等でまとまった本数が必要な場合は、事前にお問い合わせフォームよりご用命いただければ、当日スムーズにご用意いたします（領収書の発行も可能です）。

Q7. 会議室の定員は何名ですか？椅子を追加することはできますか？

A. 会議室の定員は最大12名です。
基本的には定員内でのご利用をお願いしておりますが、どうしても12名を超える場合（15名など）は、超える人数分の作業室（カウンター席・半個室席）をご予約いただき、そちらの椅子をご自身で会議室へ持ち込んで対応されているお客様もいらっしゃいます。
※定員を超える場合、室内が狭くなる点についてはご了承ください。

Q8. 会議室にはどのような備品がありますか？

A. 以下の付帯設備を無料でご用意しております。

• プロジェクター
• 延長コード
• ホワイトボード（W70×H180 cm）×2台
• ケーブル類（HDMI-HDMI、HDMI⇔USB-C変換アダプタ、D-Sub15ピン）

※上記以外の特殊な変換アダプタが必要な場合は、お客様ご自身でご持参ください。

Q9. 会議室利用時、他の参加者も予約が必要ですか？

A. 代表者様が会議室を予約・決済していただければ、参加者様個別の予約は不要です。
ただし、新宿御苑の入園料は参加者様全員分が必要となります。また、ご利用者様全員に利用規約・プライバシーポリシーの遵守をお願いしております。

4. 作業室（半個室席・カウンター席）・Web会議について

Q10. 作業室（半個室席・カウンター席）でWeb会議は可能ですか？

A. 一部のカウンター席のみWeb会議が可能となっております。
ご利用の際は、必ずイヤホンを使用し、声のボリュームを抑えて周囲のお客様へのご配慮をお願いいたします。
半個室席など、その他のエリアではWeb会議・通話はご遠慮いただいておりますので、テラス席（電話スペース）またはWeb会議可能なカウンター席をご利用ください。

5. 領収書・お支払いについて

Q11. 領収書の発行は可能ですか？

A. はい、可能です。

• 現地決済の場合： ご利用時に受付にお申し付けください。
• 事前決済（クレジットカード）の場合： ご利用時に受付にお申し付けください。

会社名（法人名など）での宛名書きや、但し書き（「会議室利用料として」など）のご指定がある場合も、ご利用時に受付へお申し付けいただければ対応いたします。

Q12. インボイス制度（適格請求書）に対応していますか？

A. はい、対応しております。

Q13. 障がい者割引はありますか？

A. コワーキングスペースの利用料自体には、障がい者割引の設定はございません。
なお、新宿御苑の入園料に関しては、障害者手帳をお持ちの方と介助者1名は無料となります（入園ゲートで手帳をご提示ください）。

6. その他（屋上・アクセス・撮影など）

Q14. 屋上は利用できますか？飲食は可能ですか？

A. はい、新宿御苑コワーキングスペースご利用者様は、屋上テラスをご利用いただけます。屋上でのお食事も可能です。
ただし、雨天や強風などの荒天時は閉鎖する場合もございますので、その際はスタッフの判断にご協力をお願いいたします。

Q15. 施設内でゴミは捨てられますか？

A. お弁当の空き箱（ガラ）などの通常ゴミは捨てていただけます。
ただし、大型のゴミや廃棄に困るようなもの（発泡スチロール、段ボール、破損したスーツケース等）はお持ち帰りいただきますようお願いいたします。

Q16. 商業用の撮影やイベント開催は可能ですか？

A.

• 商業撮影について： 新宿御苑管理事務所への事前の申請と許可が必要です。無断での商業撮影はできません。
• 商用イベントについて： 物品販売や金銭の授受を伴う等の商用イベント（営利目的のイベント）の開催は、国民公園という性質上お断りしております。

詳しくは新宿御苑の公式サイトまたは利用規約をご確認いただくか、判断に迷う場合はお問い合わせフォームよりご相談ください。

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Shinjuku Gyoen Coworking Space FAQ

1. Reservations, Cancellations, and Changes

Q1. When is the deadline for cancellation? Is there a cancellation fee?

A. Cancellations can be made via the reservation system up to 24 hours before your reservation time.
For example, if your reservation is for 10:00 AM, you cannot cancel via the system after 10:00 AM on the previous day.
For cancellations made after this deadline or for no-shows without notice, the following policies apply:

• Credit Card (Pre-payment): In accordance with our policy, the full amount will be charged.
• On-site Payment: In accordance with our policy, the full amount will be charged. We will contact you separately regarding the payment method.

Q2. Can I change or extend my reservation time?

A. Changes to the time or date cannot be made after the reservation is completed. Please cancel your current reservation and make a new booking for your desired date and time.
Extensions on the day of use may be possible only if the slot after yours is available, but we recommend re-booking in advance to guarantee availability.

Q3. I haven’t received the reservation confirmation email.

A. It is possible that the email address was entered incorrectly or the email was sorted into your spam folder.
Please contact us via the inquiry form with your “Reservation Name” and “Phone Number” in addition to your “Correct Email Address” for verification. The management office will check the status and arrange for resending.

2. Operating Hours and Access

Q4. Can I enter the facility a little earlier than the opening time (9:30) to prepare?

A. Although Shinjuku Gyoen National Garden opens at 9:00, our Coworking Space opens at 9:30.
You may enter the park after it opens, but please wait until 9:30 to enter our facility. We kindly ask you to arrive according to our opening time.

Q5. What are the hours for the “1-Day Plan”?

A. The “1-Day Plan” allows you to use the space from the opening time (9:30) until the closing time on the day of your reservation.
Note: The system may display the end time as “15:30”, etc., but please be assured that you can use the facility until the closing time of that day (which varies by season, e.g., 16:00 or 17:30).

3. Meeting Room Facilities and Rules

Q6. Is eating (such as bento boxes) allowed in the Meeting Room?

A. Yes, eating is allowed inside the Meeting Room.
However, eating is NOT allowed in the Work Area (Counter seats/Semi-private seats). Only drinks with lids are allowed in the Work Area.
If you wish to eat while using the Work Area, please use the Terrace seats (Phone space) or the Rooftop.
We also sell mineral water, green tea, and coffee at the reception. If you need a large quantity for a meeting, please contact us via the inquiry form in advance, and we will prepare them for you (receipts can be issued).

Q7. What is the capacity of the Meeting Room? Can we add extra chairs?

A. The maximum capacity of the Meeting Room is 12 people.
We basically ask you to stay within this capacity. However, if you exceed 12 people (e.g., 15 people), some customers choose to book extra seats in the Work Area (Counter/Semi-private) for the exceeding number of people and bring those chairs into the Meeting Room.
Please note that the room will become cramped if the capacity is exceeded.

Q8. What equipment is available in the Meeting Room?

A. The following equipment is available free of charge:

• Projector
• Extension cords
• Whiteboards (W70×H180 cm) x 2
• Cables (HDMI-HDMI, HDMI to USB-C adapter, D-Sub 15-pin)

Note: If you need any other special adapters, please bring them yourself.

Q9. Do other participants need to book separately when using the Meeting Room?

A. If the representative books and pays for the Meeting Room, individual bookings for other participants are not required.
However, entrance fees for Shinjuku Gyoen are required for all participants. All users are also asked to comply with our Terms of Use and Privacy Policy.

4. Work Area (Counter/Semi-private) and Web Meetings

Q10. Can I have Web meetings in the Work Area?

A. Web meetings are allowed only at specific Counter seats.
When participating in online meetings, please use earphones and keep your voice volume low to respect other customers.
Web meetings and phone calls are not allowed in other areas, such as Semi-private seats. Please use the Terrace seats (Phone space) or the designated Counter seats.

5. Receipts and Payment

Q11. Can you issue a receipt?

A. Yes, we can.

• On-site Payment: Please ask at the reception upon arrival.
• Pre-payment (Credit Card): Please ask at the reception upon arrival.

If you need the receipt addressed to a company name or with a specific proviso (e.g., “Meeting Room Fee”), please inform us at the reception.

Q12. Do you support the Invoice System (Qualified Invoice)?

A. Yes, we do.

Q13. Is there a discount for persons with disabilities?

A. There is no discount for the coworking space usage fee itself.
However, regarding the entrance fee for Shinjuku Gyoen National Garden, admission is free for a person with a disability certificate and one accompanying assistant (please present your certificate at the entrance gate).

6. Others (Rooftop, Access, Photography, etc.)

Q14. Can I use the Rooftop? Is eating allowed there?

A. Yes, Shinjuku Gyoen Coworking Space users can use the Rooftop Terrace. Eating is allowed on the Rooftop.
However, please follow the staff’s instructions if the rooftop is closed due to bad weather such as rain or strong winds.

Q15. Can I dispose of trash at the facility?

A. You can dispose of ordinary trash such as empty bento boxes.
However, please take home large items or waste that is difficult to dispose of (e.g., Styrofoam, cardboard boxes, broken suitcases).

Q16. Is commercial photography or event hosting allowed?

A.

• Commercial Photography: Prior application and permission from the Shinjuku Gyoen Management Office are required. Unauthorized commercial photography is prohibited.
• Commercial Events: Hosting commercial events involving product sales or monetary transactions is prohibited due to the nature of the National Park.

For details, please check the Shinjuku Gyoen official website or Terms of Use, or consult us via the inquiry form if you are unsure.